PROSES PERENCANAAN
A.
Pengertian Perencanaan
Masing-masing
orang memberikan pemahaman yang berbeda sesuai dengan bidang yang mereka kaji
dan amati dalam perencanaan. Namun, dalam konteks ini perencanaan diartikan
sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan sasaran, menentukan pilihan-pilihan
tindakan yang akan dilakukan dan mengkaji cara-cara terbaik untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.[1]
Dengan demikian, perencanaan
mengandung beberapa arti antara lain:
1.
Proses.
Yaitu suatu
konsep dasar yang menjelaskan bahwa kegiatan yang dilakukan akan berjalan
sesuai dengan tahap-tahap yang di tentukan. Dalam hal
ini kegiatan dalam perencanaan dilakukan menurut proses yang berlaku.
2.
Penetapan tujuan dan sasaran.
Yaitu
kegiatan merencanakan ke arah mana organisasi dapat menetapkan tujuan nya
secara khusus ataupun umum,tujuan jangka panjang maupun tujuan jangka pendek.
3.
Pemilihan tindakan.
Yaitu
organisasi harus mengoptimalkan pada beberapa tindakan yang efektif ketimbang
harus menggunakan semua tindakan yang kadang kala tidak efektif
4.
Mengakaji cara terbaik.
Walaupun
pilihan tindakan itu sudah dianggap baik namun bisa saja tetap tidak efektif
kalau dilakukan dengan cara kurang baik. Sebaliknya,sesuatu yang baik apabila
dilakukan dengan cara yang baik pula maka akan menghasilkan sesuatu yang
efektif.
5.
Tujuan .
Hal ini
menyangkut hasil akhir atau sasaran khusus yang diinginkan oleh organisasi. Keinginan
itu bisa dinyatakan dalam suatu standar-standar yang berlaku baik kualitatif
maupun kuantitatif.
B.
Faungsi
dari Perencanaan
Robbins dan Coulter (2002)
menjelaskan bahwa ada empat fungsi dari perencanaan, yaitu
1.
Perencanaan
sebagai pengarah
Perencanaan
akan menghasilkan upaya untuk meraih sesuatu dengan cara yang lebih
terkoordinasi. Perusahaan yang tidak menjalankan perencanaan sangat mungkin
untuk mengalami konflik kepentingan, pemborosan sumber daya, dan
ketidakberhasilan dalam pencapaian tujuan karena bagian-bagian dari organisasi
bekerja secara mandiri sendiri tanpa ada koordinasi yang jelas dan terarah.
Perencanaan dalam hal ini memegang fungsi pengarahan dari apa yang harus
dicapai oleh organisasi.
2.
Perencanaan
sebagai minimalisasi ketidakpastian
Perubahan
sering kali sesuai dengan apa yang kita pikirkan, akan tetapi ada pula malah di
luar perkiraan kita, sehingga menimbulkan ketidakpastian bagi perusahaan.
Ketidakpastian inilah yang coba diminimalkan melalui kegiatan perencanaan. Dengan
adanya perencanaan, diharapkan ketidakpastian yang mungkin akan terjadi di masa
yang akan datang dapat diantisipasi jauh-jauh hari.
3.
Perencanaan
sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya
Jika
perencanaan dilakukan dengan baik, maka jumlah sumber daya yang diperlukan,
dengan bagaimana penggunaannya, dan untuk penggunaan apa saja dengan lebih baik
dipersiapkan sebelum kegiatan dijalankan. Dengan demikian, pemborosan yang
terkait dengan penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan akan bisa
diminimalkan sehingga tingkat efesiensi dari perusahaan menjadi meningkat.
4.
Perencanaan
sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas
Perusahaan
berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang harus dicapai oleh perusahaan
dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi pengawasan manajemen. Dalam
perencanaan, perusahaan menentukan tujuan dan rencana-rencana untuk mencapai
tujuan tersebut. Dalam pengawasan, perusahaan membandingkan antara tujuan yang
ingin dicapai dengan realisasi di lapangan, membandingkan antara standar yang
ingin dicapai dengan realisasi di lapangan, mengevaluasi
penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, sehingga mengambil tindakan
yang dianggap perlu untuk memperbaiki kinerja perusahaan. Dengan pengertian
tersebut, maka perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang
ingin dicapai oleh perusahaan.[2]
C.
Unsur-Unsur Suatu Rencana
Pada umumnya, suatu rencana yang baik berisikan
atau memuat enam unsur, yaitu: the what,
the where, the when, the who, dan the
how. Jadi, suatu rencana yang baik harus memberikan jawaban kepada enam
pertanyaan berikut.
a.
Tindakan apa yang harus dikerjakan.
b.
Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan?
c.
Di manakah tindakan itu harus dilaksanakan?
d.
Kapankah tindakan itu dilaksanakan?
e.
Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu?
f.
Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu?
Dari jawaban-jawaban pertanyaan di atas, sesuatu rencana harus memuat
hal-hal sebagai berikut:
a.
Penjelasan dari perincian kegiatan-kegiatan yang dibutuhkannya, faktor-faktor
produksi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut agar apa
yang menjadi tujuan dapat dihasilkan.
b.
Penjelasan mengapa kegiatan-kegiatan itu harus dikerjakan dan mengapa
tujuan yang ditentukan itu harus dicapai.
c.
Penjelasan tentang lokasi fisik setiap kegiatan yang harus dikerjakan
sehingga tersedia segala fasilitas-fasilitas yang dibutuhkan untuk mengerjakan
pekerjaan itu.
d.
Penjelasan mengenai waktu dimulainya pekerjaan dan diselesaikannya
pekerjaan baik untuk tiap-tiap bagian pekerjaan maupun untuk seluruh pekerja.
Di sini harus ditetapkan standar waktu untuk mengerjakan, baik bagian-bagian
pekerjaan maupun untuk seluruh pekerjaan.
e.
Penjelasan tentang para petugas yang akan mengerjakan pekerjaannya, baik
mengenai kuantitas maupun mengenai kualitas, yaitu kualifikasi-kualifikasi
pegawai, seperti keahlian, pengalaman, dan sebagainya. Di sini pula harus
dijelaskan aut`hority, responsibility,
dan accountability dari masing-masing pegawai.
f.
Penjelasan tentang teknik mengerjakan pekerjaan.
Dari
unsur-unsur rencana yang di sebutkan di atas,maka jelaslah bahwa suatu rencana
haruslah sebagaimana yang dibatasi di atas, yaitu penetapan terlebih dahulu apa
yang akan dikerjakan oleh batas waktu tertentu dengan menggunakan faktor
peroduksi tertentu untuk mendapatkan hasil tertentu.
Ada penulis yang berpendapat
bahwa suatu rencana mengandung unsur-unsur sebagai berikut.
a.
Tujuan perusahaan,
b.
Politik,
c.
Prosedur,
d.
Budget, dan
e.
Program.[3]
a.
Tujuan perusahaan
Unsur pertama dari suatu rencana adalah
tujuan perusahaan. Harus jelas pada setiap rencana apa yang menjadi tujuan.
Tujuan itu dapat bersifat materiil, dapat pula bersifat moral. Bersifat
materiil misalnya mencari keuntungan sebesar-besarnya,sedangkan bersifat moral,
misalnya perusahaan bertujuan mensukseskan program pemerintah di bidang sandang
pangan atau bertujuan memberi kesempatan kerja kepada anggota masyarakat yang
menganggur, dan sebagainya.
b.
Politik perusahaan
Pollitik peusahaan merupakan sala satu unsur
yang ada dalam suatu rencana.Politik itu merupakan peraturan atau pedoman yang
digariskan bagai tindakan organisasi, untuk mencapai tujuan dengan hasil yang
baik.
c.
Prosedur
Suatu rencana harus juga memuat prosedur,
yakni urut pelaksanaan yang harus dituruti oleh seseorang dalam melakukan
sesuatu tindakan untuk mencapai sesuatutujuan tertentu.
d.
Budged
Budget merupakan suatu anggaran, yakni ikhtisar dari hasil-hasil yang di
harapkan untuk mencapai hasil tersebut, yang dinyatakan dalam angka. Budget itu
ada bermacam-macam, tetapi yang terpenting adalah budget produksi.
e.
Program
Program adalah campuran dalam politik, dan
budget yang dimaksudkan untuk menetapkan suatu rangkaian tindakan untuk waktu
yang akan datang.
Louis A. Allen berpendapat bahwa kegiatan pada fungsi perencanaan
sebagai berikut:
a.
Meramalkan (forecasting), yaitu
pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer dalam memperkirakan waktu yang akan datang Manajer
melihat keadaan yang akan datang secara sistematis dan kontinu, berdasarkan
pekerjaan yang dilakukan.
b.
Menetapkan maksud atau tujuan (establishing
objectives). seorang manajer harus dapat meramalkan akan hasil akhir yang
khusus diharapkannya. Pekerjaana ini
dilakukan untuk menentukan tujuan atau sasaran. Tujuannya untuk menentukan semua
pekerjaan.
c.
Mengacarakan (programming). Pekerjaan ini dilakukan oleh manajer dalam
menetapkan urutan kegiatan yang diperlukan guna mencapai maksud dan tujuan
tersebut. Manajer memperkuat langkah tindakan langkah yang akan diambil menurut
prioritas pelaksanaannya.
d.
Menyusun tata waktu (scheduling).
Manajer harus dapat menentukan waktu yang tepat karena ini merupakan suatu ciri
yang penting dari suatu tindakan-tindakan
yang berhasil baik. Manajer menentukan waktu dari kegiatan-kegiatannya melalui
penyusunan waktu.
e.
Menyusun anggaran belanja (budgeting).
Penyusunan anggaran belanja ini dilakukan oleh manajer dengan
mengalokasikan sumber-sumber yang tersedia padanya,di sini ditentukan oleh
alat-alat, tenaga manusia dan fasilitas yang diperlukan, dan melaksanakan cara
dengan cara penghematan yang efektif. Anggaran belanja dinyatakan dalam
keuangan.
f.
Mengembangkan prosedur (developing
prosedure). Untuk penghematan, yang efektif, dan keseragaman yang
sebesar-besarnya,pekerjaan tertentu harus dilakukan atas cara yang tepat, di mana
pun pekerjaan tersebut diselenggarakan. Tujuan manajer, untuk menormalisasikan
pekerjaan.
g.
Menetapkan dan menafsirkan kebijaksanaan (establishing dan interpreting policy) seorang manajer harus dapat
menafsirkan kebijaksanaan-kebijaksanaan guna menjamin keseragaman dan
keselarasan tindakan dalam menguasai masalah-masalah dan situasi pokok.
D. Peran Tujuan (goals) dan Rencana (plan) dalam Proses
Perencanaan.
Tujuan gloas pada dasarnya adalah hasil akhir yang
diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi.
Rencana (plans) adalah segala bentuk konsep dan
dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana
sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadwalan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala
hal yang terkait dengan pencapaian tujuan.
Dari segi keluasan dan waktu pencapaian, tujuan
dapat dibedakan menjadi tiga:
1.
Tujuan setrategis
Adalah tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan
dalam jangka waktu yang relatif lama, biasanya antara 3 hingga 5 tahun, atau
juga lebih. Contoh tujuan setrategis, untuk menjadi market leader dalam bisnis
makanan siap saji.
2.
Tujuan taktis
Adalah tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan
dalam jangka waktu menengah, relatif lebih singkat dari tujuan setrategis,
biasanya pencapaian tujuan ini antara 1 hingga 3 tahun. Contoh tujuan taktis,
meningkatkan pangsa pasar sebesar 30 persen.
3.
Tujuan operasional
Adalah tujuan yang ingin dicapai dalam satu periode
kegiatan perusahaan, biasanya antara 6 bulan hingga 1 tahun, kadangkala hingga
2 tahun. Tujuan operasional ini, dalam evaluasinya terkait denga masa laporan
keuangan perusahaan ang biasanya juga antara 6 bulan hingga 1 tahun. Contoh
tujuan operasional, meningkatkan penjulan makanan siap saji sebesar 20 persen
di setiap outlet.[4]
Dari segi keluasan dan waktu, rencana dapat
dibedakan menjadi tiga:
1.
Rencana setrategis atau jangka panjang
Adalah rencana yang akan dijalankan oleh seluruh
kompenen dalam organisasi ataupun perusahaan, dan dibuat dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan (setrategic goals or
organizational objectives). Bagaimana agar perusahaan bisa menjadi market
leader dalam makanan siap saji disusun dalam rencana setrategis.
2.
Rencana taktis atau jangka menengah
Adalah rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan
jangka menengah dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka panjang.
Bagaimana peningkatan pangsa pasar sebesar 30 persen dirumuskan dalam
perencanaan taktis atau jangka menengah ini.
3.
Rencana operasional atau jangka pendek
Adalah rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan
jangka pendek, dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka menengah.
Bagaimana peningkatan penjualan makanan siap saji di setiap outlet yang
dimiliki perusahaan dalam rencana ini.[5]
E.
Sifat Suatu Rencana Yang Baik
Rencana yang baik, harus mengandung
sifat-sifat sebagai berikut:
a.
Pemakaian kata-kata yang sederhana dan terang.
Kata-kata
dan kalimat-kalimat yang dipergunakan
oleh suatu rencana haruslah sederhana dan mudah dimengerti untuk
meniadakan penafsiran yang berbeda.
b.
Fleksibel.
artinya
rencana tersebut harus dapat menyesuaikan diri dengan keadaan yang berubah yang
tidak digunakan sebelumnya.
c.
Mempunyai stabilitas.
yang berarti tidak perlu setiap
kali diubah atau tidak dipakai sama sekali.
d.
Ada dalam perimbangan
suatu rencana haruslah ada dalam
perimbangan, berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada
setiap unsur organisasi seimbang dengan kebutuhannya.
artinya haruslah rencana tersebut
meliputi segala-galanya sehingga terjamin kordinasi dari tindakan seluruh
unsur-unsur organisasi.
F. Persyaratan
Perencanaan (planning requirment)
Penrencanan
yang baik tentunya perlu dirumuskan, yang baik paling tidak memiliki berbagai
persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu faktual atau realistis, logis dan
rasional, fleksibel, kometmen, dan komprehensif.
1. Faktual
atau realistif. Perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan faktual atau
realistif. Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan
wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan.
2. Logis
dan rasional. Perencanaan yang baik juga perlu untuk memenuhi syarat logis dan
rasional. Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab
itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan. Menyelesaikan sebuah bangunan
bertingkat hanya dalam waktu satu hari adalah sebuah perencanaan yang selain
tidak realistis, sekaligus juga tidak logis dan irasional jika dikerjakan
dengan menggunakan sumber daya orang-orang yang terbatas dan mengerjakan dengan
pendekatan yang tradisional tanpa bantuan alat-alat modern.
3. Fleksibel.
Perencanaan yang baik juga tidak berarti kaku dan kurang fleksibel. Perencanaan
yang baik justru diharapkan tetap dapat beradaptasi dengan perubahan di masa
yang akan datang, sekalipun tidak berarti bahwa palnning dapat kita ubah
seenaknya.
4. Komitmen.
Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen tehadap seluruh
anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi.
Komitmen dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika seluruh anggota di
perusahaan beranggapan bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan
tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.
5. Komherensif.
Perencanaan yang baik juga harus memenuhi syarat komherensif artinya menyeluruh
dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tak langsung
terhadap. Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan bagian yang harus
kita jalankan, tetapi juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan intergrasi
dengan bagian lain di perusahaan.[7]
G. Proses Pembuatan Rencana
Untuk
membuat suatu rencana ada beberapa tindakan yang harus dilalui.
Tingkat-tingkatan atau langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:
a.
Menetapkan tugas dan
tujuan,
b.
Mengobservasi dan
menganalisi,
c.
Mengadakan kemungkinanan-kemungkinan
d.
Membuat sintesis, dan
e.
Menyusun rencana
a.
Menetapkan tugas dan tujuan
Tugas
dan tujuan adalah dua peringatan yang mempunyai hubungan sangat erat, merupakan
anak kembar siam. Bila kita melaksanakan tugas, pasti ada yang menjadi tujuan
kegiatan kita itu. Sebalinya suatu tujuan tidak akan tercapai bila kita tidak
melakukan suatu kegiatan, yakni melakukan suatu tugas. Kedua pengertian itu
sangat erat hubungannya. Dalam membuat suatu rencana, pertama-tama kita harus
menetapkan tugas dan tujuan. Dengan tugas dimaksudkan, kegiatan apa yang harus
dikerjakan. Tugas apa yang harus di kerjakan, memproduksi sepatukah, mengangkut
barang dari satu tempat ketempat lainkah, menangkap ikankah, ataukah membuka
pertanian untuk menanam nilam?
Apakah
tujuan dari kegiatan itu? Dengan tujuan dimaksutkan, nilai-nilai yang
diharapkan untuk dipelihara, diperoleh atau diadakan. Apa tujuan kita, misalnya
membuka pertanian untuk menanam nilam, mencari keuntungan sebesar-besarkah,
memberi kesempatan kerjakah, mencari keunggulan di bidang kualitaskah, dan
sebagainya. Penetapan tujuan perusahaan, merupakan landasan dari pembuatan
rencana kemudian. Kita tidak mungkin merencanakan suatu, bila tidak tegas lebih
dahulu, tujuan yang akan kita capai dengan rencana tersebut. Demikianlah,
betapa pentingnya peranan penetapan tujuan itu. Hal ini akan lebih jelas dengan
pernyataan Beishline sebagai berikut:
“Sebelum
suatu tindakan perencanaan apat berlangsung sangat perlu tujuan organisasi
diketahui. Orang tidak dapat melakukan perencanaan yang efektif, kalau dia
tidak mengetahui tujuan yang harus di capai dengan perencanaan itu. Seluruh
perencanaan ditujukan kepada pencapaian tujuan,
oleh karena itu akan
mengherankan apabila perencanaan dimulai dengan penggambaran yang kabur atau
membingungkan tentang tujuan yang akan dicapainya”[8]
b.
Mengorganisasi dan menganalisis
Setelah
tugas dan tujuan suatu perusahaan sudah ditetapkan langkah-langkah berikutnya
ialah mencapai atau mengobservasi faktor yang mempermudah untuk mencapai tujuan.
Bila faktor-faktor itu sudah terkumpul, dianalisis, untuk dapat menetapkan,
mana yang masih efektif digunakan pada masa yang akan datang. Untuk mendapatkan
faktor-faktor tersebut, maka bahan-bahan
dari pengalaman dapat digunakan, demikian juga pengalaman pihak-pihak yang
lain. Bila data tersebut sudah diperoleh, kemudian dianalisis, untuk menetapkan
apakah faktor tersebut masih efektif digunakan untuk masa depan.
c.
Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
Tersedianya
bahan-bahan yang diperoleh pada langkah terdahulu, memberikan rencana dapat
membuat beberapa kemungkinan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sudah barang
tentu terdapat beberapa kemungkinan untuk mendapat suatu tujuan. Seperti
peribahasa mengatakan ada berbagai jalan untuk sampai ke Roma.
Kemungkinan-kemungkinan tersebut dapat diurut-urutkan atas dasar tertentu,
misalnya atas dasar lamanya diselesaikan, besarnya biaya yang diperlukan.
Langkah inilah yang disebut dengan mengadakan kemungkinan-kemungkinan.
d.
Membuat sintesis
Terdapat
beberapa kemungkinan untuk mencapai suatu tujuan yang memaksa si pembuat
rencana harus memilih berbagai alternatif. Pemilihan salah satu kemungkinan
seringkali tidak tepat sebab masing-masing kemungkinan selalu mengandung unsur
yang baik di samping adanya sela-sela negatifnya. Oleh karenanya, pada fase ini
pembuat rencana harus mengawinkan atau membuat berbagai kemungkinan itu.
Sela-sela negatif dari masing-masing kemungkinan dibuang, dan unsur-unsur
positif diambil hingga diperoleh sintesis dari beberapa kemungkinan itu.
H. Siapa Pembuat Rencana
Sudah
diutarakan bahwa salah satu fungsi manajer adalah merencanakan. Jadi jelas
bahwa manajer yang bertanggung jawab kepada keadaan dan pembuatan rencana.
Siapa yang membuat rencana, tergantung kepada keadaan, dan ada beberapa
kemungkinan siapa pembuat rencana tersebut. Dengan kata lain seorang manajer
dapat menugaskan orang-orang atau badan tertentu untuk membuat rencana. Pembuat rencana dapat ditugaskan kepada
panitia perencana, bagian perencanaan, dan atau tenaga staf.
a.
Panitia perencanaan
Pada
uraian terdahulu telah dijelaskan bahwa tidak setiap fungsi-fungsi manajer
dikerjakan langsung. Mengingat seorang manajer adalah seorang manusia yang
mempunyai keterbatasan waktu, perhatian dan pengetahuan, maka sebagai dari
fungsinya itu dapat didelegasikan untuk dikerjakan oleh orang-orang tertentu
baik dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan.
Tugas
perencanaan dalam sebuah perusahaan merupakan tugas yang tidak terus-menerus. Untuk
pelaksanaan rencana dengan kerja sama, oleh pemimpin sering dibentuk sebuah
panitian perencana yang bertugas mengdakan perencana.
Orang
yang diangkat sebagai panitian perencanan, khusus hanya kepala-kepala bagian,
dapat pula orang-orang ahli dari luar perusahaan, mungkin pula kombinasi dari
kedua hal itu. Supaya terdapatnya kerja tim dalam pelaksanaan rencana,
sebaiknya pegawai perushaan diikutsertakan, seperti kepala bagian dan
kepala-kepala seksi. Untuk mendapat songkongan dari masyarakat guna perancana
tersebut, maka baik pula kalau unsur-unsur yang ada di dalam masyarakat,
diikutsertakan di dalam perencana tersebut.
Contoh
dari panitia perencana, terlihat di negarara kita dengan terbentuknya badan
perancang nasional. Badan perancang nasional merancang pembangunan lima tahun
yang berpedoman kepada amanat pembangunan presiden, baik yang diucapkan secara
lisan maupun pada amanat tertulisnya.
Demikian halnya dengan perusahaan pemimpin harus memberikan
pedoman-pedoman tentang apa yang akan direncanakan agar panitia perencana itu
mempunyai pedoman arah mana rencana harus ditujukan. Panitia perencana
merencanakan tugasnya, dibubarkan oleh manajer, tetapi selanjut dapat
ditugaskan untuk mengadakan penilaian akan pelaksanaan rencana tersebut, atau
bertugas memberikan bimbingan dalam pelaksanaan rencana tersebut.
b.
Bagian perencanaan
Seringkali
tugas perencanaan merupakan tugas yang terus-menerus dan amat rumit seperti
pada perusahaan industri yang memproduksikan barang potongan. Pada keadaan
seperti ini sering dibentuk suatu bagian perencanaan di dalam perusahaan, yang
khusus bertugas dibelakang perencanaan. Bagian perencanaan memiliki kedudukan
yang sama dengan bagian-bagian lain yakni merencanakan segala sesuatu, terutama
merencanakan tugas-tugas bagian produksi.
c.
Tenaga staf
Dalam
suatu perusahaan, sering kita temui golongan karyawan. Golongan pemikir dan
golongan pelaksana. Pada umumnya, orang yang merencanakan haruslah orang yang
dapat berfikir dan dapat melihat ke depan, dan dapat menganalisis fakta-fakta
yang tersedia. Orang seperti ini, sering
disebut tenaga staf, tugasnya menganalisis fakta-fakta kemudian merencanakan
suatu guna diserahkan kepada manajer. Mengingat waktu pengetahuan dan perhatian manajer sangat terbatas untuk
merencanakan tindakan-tindakan apa yang akan dilaksanakan kemudian, maka
pekerjaan itu dapat didelegasikan untuk dilaksanakan oleh staf. Tenaga staf ini
membuat suatu rencana, yang berpedoman kepada yang telah digariskan oleh
manajer supaya disetujui oleh manajer. Jadi, tenaga staf hanya sebagai pelayan
bagi manajer untuk merumuskan suatu rencana yang akan dilaksanakan kemudian
oleh perusahaan.
Tentang
siapa pembuat rencana itu,sesungguhnya belum sepaham. Terry misalnya memberi empat kemungkinan sebagai berikut
1.
Manajer does all this own planning.
2.
Manajer plans but qualify it by utilizing suggestion
from his associates.
3.
Manajer supplies broad outlines of plans,
subordinate who fills in the details.
Sesungguhnya dikatakan
bahwa penyusuran rencana itu dapat dikerjakan oleh sebagai pihak, namun karna
suatu hal para ahli berpendapat bahwa supaya rencana benar-benar dapat
diamalkan haruslah ada join participation dalam perbuatan
rencana tersebut. Jarang sekali sesuatu rencana itu dibuat oleh seorang saja.
Hal ini tegas dinyatakan W. H. Newman
sebagai berikut:
“Rarely are plans made by a single individual working alone. The
executive or staff man who is
developing the plan almost always consults with a number of other
people. He gets advice on what might be done seeks facts from many sources
checks his tentative plan with these who will be affected, and before he is
done probably will modify initial idea considerably.”[10]
Atau kata Terry sebagai berikut:
“dalam planning
biyasanya planner berembuk dengan orang lain untuk meminta nasihatnya,
mecari fakta-fakta dan mendengar pendapat-pendapat orang lain,dan sebagainya.
Konsultasi dengan orang lain mempunyai kemungkinan,yaitu untuk memperbaiki
plans,dan mudah diterima bawahan.”[11]
Tegasnya, agar rencana
itu dapat diterima baik oleh semua pihak, ada baiknya diminta pendapat dari
berbagai pihak atau mengadakan kompromi dalam penyusunan rencana tersebut.
I. Hambatan Dalam Penetapan Tujuan dan Perencanaan
1. Tujuan yang Tidak Tepat
Tujuan yang tidak tepat mempunyai banyak
bentuk. Membayar deviden yang besar kepada pemegang saham mungkin tidak jika
dananya didapatkan dengan mengorbankan penelitian dan pengembangan tujuan
mungkin juga tidak tepat jika tujuan tersebut tidak dapat dicapai. Tujuan juga
tidak tepat jika tujuan itu menepatkan terlalu banyak penekanan pada ukuran
kuantitatif maupun kualitatif dari keberhasilan.
2. Sistem Penghargaan yang Tidak Tepat
Dalam beberapa lingkungan, sistem
penghargaan yang tidak tepat merupakan hambatan dalam penetapan tujuan dan
perencanaan.
3. Lingkungan yang Dinamis dan Kompleks
Sifat dari suatu lingkungan organisasi
juga merupakan hambatan bagi penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif.
Perubahan yang cepat, inovasi teknologi, dan persaingan yang ketat juga dapat
meningkatkan kesulitan bagi suatu organisasi untuk secara akurat mengukur
kesempatan dan ancaman di masa mendatang
4. Keengganan untuk Menetapkan Tujuan
Hambatan lain terhadap perencanaan yang
efektif adalah tujuan bagi mereka sendiri dan untuk unit-unit yang merupakan
tanggung jawab mereka. Alasan untuk ini mungkin adalah kurangnya rasa percaya diri
atau takut akan kegagalan.
5. Penolakan terhadap Perubahan
Hambatan lain dalam menetapkan tujuan dan
perencanaan adalah penolakan terhadap perubahan. Perencanaan pada intinya
terkait dengan perubahan sesuatu dalam organisasi.
6. Keterbatasan
Keterbatasan (constraints) yang membatasi
apa yang dapat dilakukan organisasi merupakan hambatan utama yang lain.[12]
J. Mengatasi Hambatan
1. Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana
Salah satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses
perencanaan adalah dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui
bahwa terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan
rencana.Dan penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu
memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke
waktu.
2. Komunikasi dan Partisipasi
Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut
harus dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiap orang
yang terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu landasan apa yang
mendasari strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut
diintegrasikan dan dikoordinasikan. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk
mencapai tujuan dan mengimplementasikan rencana harus didengar
pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir selalu memiliki
informasi yang berharga untuk disumbangkan dan karena mereka yang akan
mengimplementasikan rencana / keterlibatan mereka sangat penting orang biasanya
lebih berkomitmen pada rencana yang pembentukannya mereka bantu. Bahkan ketika
suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau menggunakan staf perencanaan,
manajer dari berbagai tingkat dalam organisasi seharusnya dilibatkan dalam
proses perencanaan.
3. Konsistensi /revisi /dan pembaruan
Tujuan seharusnya konsisten baik secara horizontal maupun secara vertikal
konsistensi horizontal berarti bahwa tujuan seharusnya konsisten
diseluruh organisasi dari satu departemen ke departemen lainnya.
Konsistensi vertikal berarti bahwa tujuan seharusnya konsisten
dari atas hingga ke bawah organisasi: tujuan stategis, taktis, dan operasional
harus selaras. Karena penetapan tujuan dan perencanaan merupakan proses yang
dinamis, tujuan dan perencanaan juga harus direvisi dan diperbarui secara
berkala. Banyak organisasi melihat perlunya merevisi dan memperbarui dengan
frekuensi yang semakin sering.
4. Sistem Penghargaan yang Efektif
Secara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik karena menetapkan
tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasil mencapainya. Karena
kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor di luar pengendalian manajemen,
orang seharusnya dipastikan bahwa kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan
selalu memiliki konsekuensi hukuman.[13]
[1]L. Daft Richard, Manajemen. Edisi enam(Jakarta:Salemba empat, 2006),
[2] Ernie
Tisnawati sule dan Kurniawan Saefullah, Pengantar Manajemen (Jakarta:
Kencana, 2009), 98.
[3]J.S Tjeng Bing
Tie, Organisasi,Pokok Dasar Pimpinan (Medan: Bappit Delli, 1964)
[4] Sule dan
Kurniawan Saefullah, Pengantar Manajemen, 101.
[5]Ibid., 102.
[7] Sule dan
Kurniawan Saefullah, Pengantar Manajemen, 99.
[8] John Robert
Beishline, op.cit.p.97
[9]George R.Terry,
op.cit
[10]W.H Newman,op.cit
[11] George R.Terry,op.cit
